資料作成・会議の生産性を高める
仕事の生産性を高めるための実践可能な意識付け・習慣を学ぶために『生産性』を読んだ。内容・著者の経歴的に管理職・人事向けに書かれた本だが、資料作成・会議の進め方について書かれていたマッキンゼーのやり方が参考になったのでこれを受けて私が心掛けることを書く。
資料作成
【フレーズ】
- 最初に空パックの資料を！！
【方法】
- 作業をはじめる前に空パックの資料(リサーチの結果で仮説通りの情報が得られたらその結果を入れてそのまま完成するような穴あき資料)を手書きで作る
- 資料探し中はまず必要な情報の有無を確認する
- リサーチ中にとても面白い情報を発見したら空の資料の作り直しからはじめる(作り直すのがめんどくさいと思う程度の情報なら捨てる)
【理由】
- アウトプットに必要な情報の載った資料だけピンポイントで探せる
- 上司や顧客と事前に空パックの資料を共有することで後付けの言い訳の道を潰すことが出来る
- 情報量の偏りがアウトプットの偏見につながることを避けることが出来る
会議
【フレーズ】
- 達成目標を明確にして最短距離で！！
【方法】
- 議論がはじまる前の段階で会議で達成したい「何をするのか？」「何を決めるのか？」のゴールを明確にする
- アイデアの洗い出しは全員でするのではなく、数人が事前に準備したリストを叩き台にして行う
- 自分が最終決定者だったらという視点で「どう決断するか？」「その理由は何か？」を考えスタンスを取る
- 会議で決めるべきことが決まらなかった理由は「ロジックが成立していないのか？」「情報が足りないのか？」を明確に分析して「では何があれば決めることが出来たか？」を考える
【理由】
- 参加者が向かう方向が一致していないがゆえに生じる認識の齟齬や本線と関係ない議論を修正するのはとても時間がかかる
- 誰もが思いつくことを全員で考える必要性は薄い
- 決めるべきことが決まらないのが生産性の低い会議でありそれを予防するのがスタンスを取る姿勢である
